Études de cas

Un regard plus précis sur les automatisations que nous construisons pour les sociétés de services — le problème que chacune résout, le workflow complet, le résultat, et l’impact estimé.

Les vraies automatisations dépassent rarement quatre étapes bien rangées — chacune enchaîne de nombreuses phases, en ne sollicitant un humain que là où le jugement est nécessaire. Les chiffres ci-dessous sont des impacts estimés, issus de missions types, présentés pour illustrer ce qui est atteignable ; chaque mission est d’abord cartographiée sur votre processus réel.

Ce que les équipes récupèrent généralement

~10 h

récupérées par personne, chaque semaine

−60 %

de temps passé sur l’administratif manuel

2×

de travail traité par personne

~20 k€

de temps récupéré par employé, par an

Estimations illustratives issues de missions types — sans garantie de résultats. Le chiffre annuel suppose ~10 h/semaine récupérées à un coût chargé typique.

Pipeline de réception et de tri des candidatures

Problème: Les recruteurs ouvrent chaque CV à la main, copient les détails dans l’ATS et étiquettent chaque candidat manuellement. Les candidatures les plus rapides obtiennent une réponse à temps ; les bons profils plus bas dans la boîte refroidissent pendant que l’administratif s’accumule.
Solution: Un pipeline de réception de bout en bout analyse chaque CV, l’enrichit et le score selon le poste ouvert, met à jour l’ATS, et soit planifie un entretien soit oriente le candidat vers le bon consultant — en tenant le candidat informé à chaque étape.
Résultat: Les recruteurs démarrent la journée avec une shortlist scorée et triée au lieu d’une boîte pleine. Les candidats reçoivent une réponse en minutes, et rien ne passe entre les systèmes.

Impact estimé

~10 h

économisées par recruteur, par semaine

90 %

de saisie manuelle en moins

2×

de candidats traités

Workflow

Déclencheur
CV reçu

Boîte mail, page carrières ou job board
Action
Analyser & structurer

Extraire coordonnées, compétences et parcours
Action
Enrichir & dédupliquer

Rapprocher des fiches ATS existantes
Action
Scorer selon le poste ouvert

Compétences, localisation, salaire, disponibilité
Décision
Répond aux critères du poste ?

Bon profil
Planifier un entretien et notifier le consultant

Partiel / non
Ajouter au vivier et envoyer un message courtois
Action
Écriture dans l’ATS

Étape, étiquettes, source et score
Action
Accuser réception au candidat

Réponse personnalisée en minutes
Résultat
Consultant notifié

Shortlist du jour, prête à traiter

Onboarding client & collecte de documents

Problème: Les nouvelles missions stagnent des semaines pendant que les équipes relancent les clients pour les pièces d’identité, les lettres signées et les documents, suivent qui a répondu dans un tableur et ressaisissent tout dans le système du cabinet.
Solution: Un parcours d’onboarding guidé demande exactement les bons documents selon le type de client, relance poliment selon un calendrier, valide ce qui revient et le classe dans le bon système — en escaladant vers un humain uniquement en cas de pièce manquante ou inhabituelle.
Résultat: Les dossiers sont complets en quelques jours, pas en semaines, sans relance manuelle — et les collaborateurs démarrent le vrai travail à partir d’un dossier propre et validé.

Impact estimé

−70 %

de temps d’onboarding

~8 h

économisées/semaine de relances

relance manuelle

Workflow

Déclencheur
Mission signée

Depuis le CRM ou la signature électronique
Action
Créer l’espace client

Dossiers, checklist et fiche système
Action
Envoyer la demande de documents adaptée

Selon le type d’entité et les services
Décision
Documents reçus sous 5 jours ?

Oui
Passer à la validation

Non
Rappel automatique, puis escalade au responsable
Action
Valider & classer

Vérifier la complétude, extraire les champs clés
Décision
Passe les contrôles ?

Conforme
Classer et marquer l’étape terminée

Anomalie
Signaler au collaborateur avec le motif
Action
Classer dans le dossier & le système

Nommé, étiqueté et journalisé
Résultat
Onboarding terminé

Collaborateur notifié — le travail peut démarrer

Synchronisation boîte mail → CRM

Problème: Les informations clients et prospects sont dispersées dans des boîtes mail individuelles. Des détails se perdent dès qu’une personne est absente, et le CRM a toujours un temps de retard sur la réalité.
Solution: Les e-mails entrants sont lus, classés et rapprochés de la bonne fiche (ou une nouvelle est créée), le CRM est mis à jour, et une tâche de suivi est créée automatiquement dès qu’un message nécessite réellement une action.
Résultat: Une source unique de vérité fiable, un CRM qui reflète la réalité sans saisie manuelle, et plus rien qui dépende de la mémoire de chacun.

Impact estimé

~5 h

économisées par personne/semaine

100 %

des e-mails enregistrés au CRM

relance oubliée

Workflow

Déclencheur
Nouvel e-mail

Boîte partagée ou connectée
Action
Classer l’intention

Demande, réponse, document ou bruit
Décision
Pertinent pour une affaire ou un contact ?

Oui
Poursuivre le traitement

Non
Ignorer — pas de bruit dans le CRM
Action
Extraire les données clés

Nom, société, demande, signaux de valeur
Action
Rapprocher ou créer la fiche

Dédupliquer parmi les contacts existants
Action
Mettre à jour le CRM

Activité, champs et étape
Décision
Nécessite un suivi ?

Action requise
Créer une tâche et l’assigner

Pour information
Journaliser et clôturer
Résultat
CRM synchronisé

Responsable notifié de toute tâche

Reporting client & fournisseurs planifié

Problème: Quelqu’un passe des heures chaque semaine à extraire des chiffres de plusieurs systèmes, à mettre en forme le même rapport et à le diffuser — et il part quand même en retard.
Solution: Selon un calendrier, les données sont extraites de chaque source, réconciliées, transformées en un rapport à votre image et livrées aux bons destinataires — les anomalies étant retenues pour revue avant tout envoi.
Résultat: Le reporting part à l’heure, à chaque fois, sans que personne ne touche un tableur — et les surprises sont détectées avant que le client ne les voie.

Impact estimé

~6 h

économisées par semaine

100 %

de rapports à l’heure

tableur manipulé

Workflow

Déclencheur
Échéance atteinte

Hebdomadaire ou mensuelle
Action
Extraire de chaque source

CRM, finance et outils opérationnels
Action
Réconcilier & calculer

KPI et écarts vs. la période précédente
Décision
Anomalie détectée ?

Dans la norme
Passer à la génération

Aberration
Retenir et signaler le responsable pour revue
Action
Générer le rapport à votre image

Par destinataire, mis en forme et prêt
Action
Livrer

E-mail, portail ou espace partagé
Résultat
Diffusé & journalisé

Ouvertures suivies pour relance

Réponse et routage des demandes immobilières

Problème: Les demandes des portails et du site arrivent plus vite que les agents ne peuvent répondre, et les réponses les plus lentes font perdre le mandat. Les visites sont réservées à la main, au gré des agendas.
Solution: Chaque demande est captée, qualifiée et rapprochée des biens adaptés, traitée instantanément et orientée vers le bon agent — avec une visite proposée et réservée automatiquement quand le candidat est prêt.
Résultat: Les demandes sont traitées en secondes, les agents reçoivent des prospects chauds et qualifiés, et plus de visites se calent dans l’agenda sans allers-retours.

Impact estimé

<60 s

pour la première réponse

+35 %

de demandes converties en visites

~9 h

économisées par agent/semaine

Workflow

Déclencheur
Demande reçue

SeLoger, Leboncoin, site ou e-mail
Action
Capter & qualifier

Budget, secteur, échéance, vente ou location
Action
Rapprocher des annonces

Biens adaptés au dossier
Décision
Qualifié et sérieux ?

Prospect chaud
Réponse instantanée et routage vers un agent

Début de parcours
Séquence de nurturing — rester en contact
Action
Réponse personnalisée instantanée

Avec les biens rapprochés
Action
Enregistrer au CRM & assigner l’agent

Le bon négociateur par secteur
Décision
Souhaite une visite ?

Oui
Proposer des créneaux et réserver automatiquement

Pas encore
Planifier un rappel de suivi
Résultat
Agent notifié

Prospect chaud, avec le contexte joint

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